Teorías administrativas

Las teorías administrativas

Teoría de la administración científica

Frederick W. Taylor (1856 – 1915)

Reconocido como el padre de la administración científica. Su principal preocupación fue elevar la productividad mediante mayor eficiencia en la producción y mejor pago para los trabajadores al aplicar el método científico. Sus principios destacan la utilización de la ciencia, la creación de armonía y la cooperación de grupo, el logro de una producción óptima y el desarrollo de los trabajadores.

La famosa obra de Taylor, Principles of Scientific Management, se publicó en 1911, y Los principios fundamentales que encontró subyacentes al enfoque científico son los siguientes:

• Reemplazar las reglas impositivas con ciencia (conocimiento organizado).
• Lograr armonía, más que discordia, en la acción de grupo.
• Lograr la cooperación de los seres humanos, más que el individualismo caótico.
• Trabajar para obtener la producción máxima, más que una producción restringida.

De acuerdo con Chiavenato (2007), Taylor realizó el estudio de sustituir métodos empíricos y rudimentarios por métodos científicos, estudio al que le dio el nombre de Organización Racional del Trabajo (ORT) y se fundamenta en los siguientes aspectos:

1. Análisis del trabajo y estudio de tiempos y movimientos.
2. Estudio de la fatiga humana.
3. División del trabajo y especialización del operario.
4. Diseño de cargos y tareas.
5. Incentivos salariales y premios por producción.
6. Concepto de homo economicus.
7. Condiciones ambientales del trabajo (iluminación, comodidad, otros)
8. Estandarización de métodos y máquinas.
9. Supervisión funcional.

Principios de la administración científica de Taylor

Estos principios son los siguientes:

1. Planeación
2. Preparación del personal
3. Control
4. Ejecución

Henry L. Gantt (1861 – 1919)

Pedía la selección científica de los trabajadores y la cooperación armoniosa entre mano de obra y administración. Llevó el control y programación de las operaciones productivas mediante gráficas, hoy conocida como diagrama de Gantt.

Frank y Lilian Gilbreth

Frank es conocido por sus estudios de tiempos y movimientos. Lillian, psicóloga industrial, se enfocó en los aspectos humanos del trabajo y la comprensión de las personalidades y necesidades de los trabajadores.(Koontz, H., Weihrch, H., y Cannice, M. 2012).

Harrington Emerson (1853-1931)

Fue un ingeniero que simplificó los métodos de trabajo. Popularizó la administración científica y llevó a cabo los primeros trabajos sobre selección y entrenamiento de empleados. Los principios de rendimientos impulsados por Emerson son:

1. Trazar un plan bien definido, de acuerdo con los objetivos.
2. Establecer el predominio del sentido común.
3. Ofrecer orientación y supervisión competentes.
4. Mantener la disciplina.
5. Imponer honestidad en los acuerdos, es decir, justicia social en el trabajo.
6. Llevar registros precisos, inmediatos y adecuados.
7. Fijar la remuneración proporcional al trabajo.
8. Establecer normas estandarizadas para las condiciones de trabajo.
9. Determinar normas estandarizadas para el trabajo.
10. Fijar normas estandarizadas para las operaciones.
11. Dar instrucciones precisas.
12. Establecer incentivos atractivos para aumentar el rendimiento y a la eficiencia.

Henry Ford (1863 – 1947)

Fundó la fábrica de automóviles que lleva su nombre, desarrolló la producción en serie o en masa, los procesos de producción, la innovación y la estandarización del producto. De acuerdo con Chiavenato (2007), Ford adoptó tres principios básicos para establecer un esquema acelerado de producción caracterizado por el trabajo rítmico, coordinado y económico.

Principios básicos de Ford

1. Principio de intensificación: disminuir el tiempo de producción utilizando de inmediato los equipos y la materia prima, y llevando el producto al mercado con rapidez.
2. Principio de la economía: consiste en reducir al mínimo el volumen de materia prima en transformación.
3. Principio de la productividad: consiste en aumentar la capacidad de producción del hombre en el mismo período (productividad) mediante la especialización y la línea de montaje.

Teoría clásica

Henry Fayol, (1841 – 1925) desarrolló la Teoría clásica de la administración, básicamente en su libro Administración Industrial y General. El resultado de sus investigaciones sobre la estructura organizacional identifica de manera general, unas áreas funcionales, las funciones administrativas y la aplicación de los principios de la administración.

Áreas funcionales de la organización

• Financiera: relacionada con la producción
• Comercial: de compras y ventas
• Técnica: relacionada con la producción
• De seguridad: para trabajadores y bienes
• Contable: registro y control de las operaciones comerciales
• Administrativa: de previsión, organización, dirección, coordinación y control

Funciones administrativas

Henry Fayol establece las siguientes funciones del administrador, según Chiavenato (2007)

1. Planeación: evaluación del futuro y aprovisionamiento de recursos en función de aquel.
2. Organización: proporciona a los elementos necesarios para el funcionamiento de la empresa; puede dividirse en material y social.
3. Dirección: pone en marcha la organización. Su objetivo es alcanzar el máximo rendimiento de los empleados, en beneficio de los intereses generales del negocio.
4. Coordinación: armoniza las actividades de una empresa para facilitar el trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas y ajusta a los medios a los fines.
5. Control: verifica que todas las etapas marchen de conformidad con el plazo trazado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Su objetivo es identificar las debilidades y los errores para rectificarlos y evitar que se repitan.

Principios generales de la administración

Fayol identifica 14 principios generales de las tareas y personas para aumentar la eficiencia:

1. División de trabajo: especialización de las tareas y personas para aumentar la eficiencia.
2. Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho a dar órdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad e implica el deber de rendir cuentas. Ambas deben estar equilibradas entre sí.
3. Disciplina: obediencia, dedicación energía, comportamiento y respeto a las normas establecidas.
4. Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Es el principio de la autoridad única.
5. Unidad de dirección: asignación de un jefe y un plan a cada grupo de actividades que tengan el mismo objetivo.
6. Subordinación de los intereses individuales a los generales: los intereses generales deben estar por encima de los intereses particulares.
7. Remuneración del personal: debe haber (en cuanto a retribución) satisfacción justa y garantizada para los empleados y para la organización.
8. Centralización: concentración de autoridad en la cúpula jerárquica de la organización.
9. Cadena escalar: línea de autoridad que va desde el escalón más alto al más bajo. Es el principio de mando.
10. Orden: debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar, es el orden material y humano.
11. Equidad: amabilidad y justicia para conseguir la lealtad del personal.
12. Estabilidad del personal: la rotación tiene un impacto negativo en la eficiencia de la organización. Cuanto más tiempo permanezca una persona en el cargo, tanto mejor para la empresa.
13. Iniciativa: capacidad para visualizar un plan y asegurar personalmente su éxito.
14. Espíritu de equipo: la armonía y la unión entre las personas constituyen grandes fortalezas para la organización.

Teoría de las relaciones humanas

El enfoque humanista de la administración surge en Estados Unidos, como una reacción al tratamiento dado a las personas en el trabajo, que sacrificaba su bienestar en aras de la eficiencia, especialmente en la Administración Científica y en la Teoría Clásica.

Elton Mayo (1880-1949), Psicólogo Australiano, inicia los estudios desde un enfoque humanista, es decir centrado en las personas, su grupo social y su entorno en el trabajo.

Orígenes de la teoría de las relaciones humanas

• La necesidad de humanizar y democratizar la administración
• El desarrollo de las ciencias humanas
• Las conclusiones del experimento de Hawthorne dirigido por Elton mayo

Elton Mayo coordinó el experimento de Hawthorne iniciado en 1927, en la fábrica Western Electric Company,
cuyo objetivo era determinar la eficiencia de las operarias según las condiciones de relaciones interpersonales,
la fatiga, las condiciones laborales, la supervisión y su satisfacción en el trabajo en el área de producción.

Teoría de las necesidades

Abraham Maslow (1908 – 1970) fue un psicólogo estadounidense conocido como uno de los fundadores y principales exponentes de la psicología humanista. Propuso la jerarquía de las necesidades como una teoría psicológica en su libro Motivation and Personality (Motivación y Personalidad) en el año de 1943.

Conceptos

• Autorrealización: necesidad de ser, de desarrollarse teniendo en cuento sus metas, de lograr éxito.
• Reconocimiento: necesidad de ser reconocido, tener estatus, confianza, respeto.
• Afiliación: necesidad de asociarse, de relacionarse con otros, tener amistad, de pertenecer a grupos.
• Seguridad: Seguridad alimentaria, de salud, de empleo, de recursos, de propiedad privada.
• Fisiología: Respiración, alimentación, vestirse, descanso, sexo.

Teoría de las necesidades de McClelland

David McClelland sostuvo que todos los individuos poseen:

• Necesidad de logro: Se refiere al esfuerzo por sobresalir, el logro en relación con un grupo de estándares, la lucha por el éxito.
• Necesidad de poder: Se refiere a la necesidad de conseguir que las demás personas se comporten en una manera que no lo harían, es decir, se refiere al deseo de tener impacto, de influir y controlar a los demás.
• Necesidad de afiliación: Se refiere al deseo de relacionarse con las demás personas, es decir de entablar relaciones interpersonales amistosas y cercanas con los demás integrantes de la organización.

Otras teorías

Teoría X y Teoría Y de Douglas McGregor

Teoría X

Algunos gerentes dirigen las personas bajo los siguientes supuestos:

• Las personas no les gusta el trabajo y en lo posible lo evitan.
• Trabajan de manera obligada y lo hacen mediante recompensas salariales.
• No asumen responsabilidades y prefieren ser obligadas, dirigidas y hasta amenazadas por castigos para que hagan bien su trabajo.
• Hay que dirigirlas mediante un estilo autoritario aplicando políticas, reglas y un gran control.
• Las personas no tienen ambición en su mayoría y quienes eventualmente la tienen no quieren hacer los esfuerzos necesarios para alcanzar lo que ambicionan.

Teoría Y

Otros gerentes suponen que:

• Las personas pueden acoplarse al trabajo con tanta naturalidad y facilidad como lo hacen al juego, a la diversión.
• Las personas sienten agrado en su trabajo.
• Las personas pueden auto-controlar su trabajo.
• Una persona normal procura asumir responsabilidades.
• La creatividad, el ingenio y la imaginación son algo que la mayoría de las personas tienen y pueden desarrollar.
• Tienen ambiciones personales y están dispuestas a hacer los esfuerzos necesarios para alcanzar lo que ambicionan.

Teoría Z de William Ouchi

Se enfoca en incrementar la apropiación y amor del empleado por la compañía, por medio de un trabajo de por vida, con gran énfasis en el bienestar del empleado, tanto dentro como fuera de su trabajo. De acuerdo con el Dr. William Ouchi, su principal defensor, la administración por la Teoría Z tiende a promover los empleos fijos, la alta productividad y alta satisfacción y moral en los empleados.

Los valores que más se destacan en la Teoría Z son:

• Confianza en la gente: Como se entiende que la gente se va a comportar correctamente, se promueve la confianza en el personal. Por esto los controles no son tan exigentes y se promueve el autocontrol entre los trabajadores.
• Relaciones sociales estrechas: La relación empleado-jefe debe abarcar a toda la persona y no restringirse a una mera relación funcional. (La relación debe ser íntima).
• Atención puesta en las sutilezas de las relaciones humanas: El trato de los jefes con los empleados debe adecuarse a cada empleado en particular. Todas las personas se diferencian entre si y por lo tanto cada individuo necesita un trato específico.

Teoría de sistemas

Surge de los estudios del biólogo alemán Ludwing von Bertalanffy, publicados entre 1950-1968. La teoría de sistemas ha contribuido al análisis y desarrollo de la teoría general de sistemas en la administración y las organizaciones.

Concepto de sistema según (Chiavenato 2011) Un sistema se define como:

• conjunto de elementos (partes o áreas componentes del sistema):
• relacionados dinámicamente, es decir, en interacción (para formar una red de comunicación cuyos elementos son interdependientes);
• que realizan una actividad (operación o proceso del sistema);
• para alcanzar un objetivo o propósito (finalidad del sistema);
• que operan sobre datos, energía o materia (que constituyen los insumos o entradas de recursos necesarios para que opere el sistema);
• tomados del ambiente que circunda al sistema (y con el cual el sistema interactúa dinámicamente);
• para producir información, energía o materia (que constituyen las salidas o resultados de la actividad del sistema).

Tipos de sistemas

En cuanto a su constitución son:

• Físicos: son los sistemas compuestos por equipos, maquinarias, objetos o cosas que se puedan tocar.
• Abstractos: son intangibles como el software, ideas y símbolos.

En cuanto a su naturaleza son:

• Cerrados: no presentan intercambios con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental.
• Abiertos: presenta intercambio con el medio ambiente, son adaptativos para funcionar, pueden crecer, cambiar y hasta reproducirse. En la organización: servicio al cliente, ventas, bienestar laboral, etc.

Teoría burocrática

Su promotor, Maximilian Weber (1964-1920), es un sociólogo Alemán más conocido como Max Weber. El término proviene del francés «bureaucratie«, y este de bureau, oficina, escritorio, y -cratie, =cracia: gobierno.

Weber definió a la burocracia como una forma de organización que realza la precisión, la velocidad, la claridad, la regularidad, la exactitud y la eficiencia conseguida a través de la división prefijada de las tareas, de la supervisión jerárquica, y de detalladas reglas y regulaciones. Weber reconoce que las burocracias pueden causar problemas de «papeleo«, muchos trabajos burocráticos pueden resultar tediosos, ofreciendo pocas oportunidades para el ejercicio de las capacidades creativas.

Orígenes de la burocracia

Para Chiavenato (2007), el origen de la burocracia coincide con:

• El origen del capitalismo
• La economía del tipo monetario
• El mercado de mano de obra
• El estado nación centralizado y
• La divulgación de la ética protestante (el trabajo como un don de Dios y el ahorro como una forma de evitar la vanidad y la ostentación)

Características de la teoría burocrática según Max Weber

En Chiavenato (2007):

• Carácter legal de las normas y reglamentos
• Carácter formal de las comunicaciones
• Carácter racional y división del trabajo
• Impersonalidad en las relaciones
• Jerarquía de autoridad
• Rutinas y procedimientos estandarizados
• Competencia técnica y meritocracia
• Especialización de la administración
• Profesionalización de los participantes
• Completa previsión del funcionamiento
• Carácter formal de las comunicaciones

Teoría estructuralista

Enfoca su análisis en la organización desde el punto de vista de su estructura, la organización formal e informal, su funcionamiento y la interrelación con otras organizaciones para alcanzar los objetivos.

Orígenes de la teoría

La oposición que surgió entre la teoría tradicional y la teoría de las relaciones humanas. La necesidad de visualizar “la
organización como una unidad social grande y compleja donde interactúan los grupos sociales que comparten algunos de los objetivos de la organización. La influencia del estructuralismo en las ciencias sociales y sus repercusiones en el estudio de las organizaciones.

Nuevo concepto de estructura

La teoría estructuralista tiene en cuenta:

• La organización formal e informal
• Las recompensas salariales y otras
• Los niveles jerárquicos de la organización
• El tipo de organización
• El desarrollo funcional interno

Teoría de la contingencia (Burns, Slater, Woodward, Child)

Según la Real Academia Española, contingencia es:(Del lat. contingent?a).

1. f. Posibilidad de que algo suceda o no suceda.
2. f. Cosa que puede suceder o no suceder.
3. f. riesgo.

El enfoque contingencial tiene por objeto de estudio la situación y las relaciones entre las variables y sistemas que intervienen en determinada situación, en una organización.

Las variables internas:

El tipo de organización, el tamaño de la organización, las competencias de las personas, los productos o servicios, la
tecnología aplicada, los estilos de dirección, los procesos, los sistemas de control aplicados, etc.

Las variables del entorno externo:

Los cambios políticos, tecnológicos, socioculturales, ambientales, económicos, científicos, climatológicos, etc.

Teoría de cambio estratégico

La estrategia es la manera como la organización pretende alcanzar los objetivos, teniendo en cuenta los recursos disponibles, su entorno interno, los cambios y el comportamiento del entorno externo.

Para desarrollar un cambio estratégico en la organización se requiere de un análisis del entorno externo, las situaciones actuales y las tendencias sociales, culturales, ambientales, tecnológicas, económicas, políticas, y un análisis del entorno interno, sus debilidades, oportunidades fortalezas y amenazas (D.O.F.A.), en este entorno también se tendrá en cuenta sus problemas, oportunidades, necesidades, deseos, ideas y sueños (P.O.N.D.I.S), de los socios y sus colaboradores el la búsqueda delos mejores resultados para la organización.