Introducción
Para establecer una relación con el término organización como sistema abierto, es necesario tener presente algunas definiciones que nos ofrecen varios autores, sobre el concepto de organización:
Consiste en «la acción y el efecto de articular, disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la consecución de un fin concreto». (Andrade, 2005)
Otro concepto dado sobre la «organización consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, que son necesarios para lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organización, especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el máximo éxito» (Ferrell, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos,2004)
Otras definiciones que maneja la Real Academia de la Lengua Española, sobre organización es la “Acción y efecto de organizar u organizarse, disposición de los órganos de la vida, o manera de estar organizado el cuerpo animal o vegetal. Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines.” (Diccionario Real Academia de la Lengua Española, Vigésima segunda Edición)
Para nuestro caso, la organización se entiende como una empresa, institución o negocio, ya sea grande, mediana o pequeña que buscan niveles de eficiencia, competitividad y rentabilidad para sobrevivir y prosperar.
La forma como operan las diferentes empresas, se basa en la Teoría General de Sistemas (TGS), facilitando el entendimiento del comportamiento que permite ejercer control y adaptación de esta a su medio o entorno, donde conceptos, ideas, objetivos, personas, se integran buscando una meta común que representado en dicha teoría constituyen los diferentes elementos que componen el sistema global sobre el cual gira dicha empresa.
La empresa es reconocida como sistema abierto y cambiante que se encuentra completamente influenciado por el ambiente externo, donde toda su actividad interna gira alrededor de dichas necesidades. La empresa recibe para su funcionamiento entradas como materiales o insumos, aportes financieros, información, capital humano, entre otros que al ser enviadas al interior de la empresa se procesan, siendo modificadas hasta conseguir la salida que son ajustadas acorde a unos límites que posee el sistema empresarial y que son autocontroladas por el mismo sistema hasta conseguir sus objetivos.
Ejemplo de una organización como sistema abierto
En el siguiente ejemplo se puede apreciar los diferentes elementos y características aplicados a una empresa, donde se visualiza claramente aspectos relacionados con la TGS y que son plenamente utilizados en nuestros tiempos.
En un Centro de manufactura que se encarga de la elaboración de Jean, empezó a funcionar hace 4 años. Es muy organizado, ya que tiene organigrama (departamentos), estatutos, reglamento, entre otros aspectos. Algunas consideraciones importantes para el análisis son:
- El Departamento de Presupuestos ha afirmado que la Empresa no ha tenido muchas ganancias, pero tampoco ha generado pérdidas.
- El Departamento de Producción tiene problemas con sus empleados, ya que entre estos se ha presentado altercados de índole personal y la situación en la planta se ha tornado inmanejable.
- El Departamento de Nómina no ha entregado a tiempo sus pagos, ya que los cheques, nunca están a tiempo y esto ha generado un poco de inconformismo con los empleados en general.
- El Departamento de Ventas tiene muchos pedidos, pero como producción ha tenido problemas con los proveedores, por el no pago de sus facturas, no ha podido cumplir con los pedidos, debido a esto han quedado mal con los clientes.
El Gerente está muy confundido, con la situación actual de la Empresa y requiere de un análisis que le ayude a identificar situaciones relevantes y sugerencias para la toma de decisiones. Con el fin de contextualizar la temática, se desarrolla el siguiente análisis:
Se elabora un diagrama que muestra el macro sistema de la empresa, explicando los elementos que la conforman y que están relacionados con la Teoría General de Sistemas (Entrada, proceso, Salida, Realimentación, Ambiente).
Se puede observar un sistema empresarial sencillo, que para su funcionamiento requiere de ENTRADAS que son generadas a partir de las inversiones en dinero, que se le inyecta a la empresa con el fin de que se pueda operacionalizar sus funciones, de igual forma al ser una empresa manufacturera, se requiere insumos o materia prima para que esta pueda funcionar como tela, hilos, botones, marquillas, estampados, agujas, entre otros insumos para la fabricación de los jean.
Respecto al PROCESO, para que dicha empresa para cumplir con sus objetivos de elaboración de Jean, debe realizar tareas o actividades organizadas y debidamente planeadas, donde cada departamento o área que en este caso se representa en los subsistemas de presupuestos, personal, producción, ventas, entre otros debe cumplir con las funciones propias para lo cual fue constituido. Dichos subsistemas deben estar integrados, de forma sinérgica, intercambiando energía que le permita al macro sistema (Centro manufactura), responder de forma eficiente y eficaz hacia otros sistemas externos como el mercado, el sistema económico, el sistema social, entre otros que en este caso constituyen el medio ambiente sobre el cual gira dicha empresa y que de igual forma constituyen energía para su funcionamiento.
Es así como los proveedores suministran la materia prima, el subsistema de costos y presupuestos se encargan de la distribución de los recursos económicos y le permite a la empresa mantener un equilibrio entre el dinero que entra, el que sale y las proyecciones que están relacionados con la parte monetaria, el subsistema de personal encargado de todo lo relacionado con los diferentes empleados así como los pagos que se deben hacer periódicamente, el ofrecimiento de ambientes propicios para el trabajo en equipo, el bienestar, entre otros, respecto al subsistema de producción, encargado del manejo de los diferentes pedidos para la adquisición de la materia prima, además del respectivo proceso para su diseño, confección, controles, empaques entre otras actividades que le deben garantizar sacar un producto con calidad, en el caso del subsistema de ventas cuya función principal debe ser la conservación de los clientes y apertura hacia otros mercados con el fin de garantizar las salidas del producto.
Respecto a las SALIDAS se espera que el centro manufacturero cumpla con su función principal que es la de diseñar, confeccionar y cumplirle a los clientes con un producto de calidad, en este caso la salida consistiría en la producción en los Jean de la mejor calidad.
De acuerdo a la situación planteada, se hace necesario considerar algunos aspectos importantes que afectan el desarrollo general del sistema, y que requiere de procesos de RETROALIMENTACIÓN que permita organizar y realizar ajustes a este, como el pago oportuno a los proveedores, el pago a tiempo a empleados, la motivación al personal con el fin de mejorar la convivencia y el buen clímax organizacional, buscando con esto eliminar situaciones entrópicas que ponen en peligro la buena marcha y supervivencia del centro manufacturero considerado como un sistema abierto. A nivel de retroalimentación se hace necesario revisar el funcionamiento de cada uno de los subsistemas, en forma independiente.
Según la situación expuesta, la entropía se presenta en el momento que los diferentes subsistemas presenten fallas en su operación, siendo incapaces de cumplir con sus fines, es el caso de producción que no cuenta con materia prima, empleados descontentos, clientes descontentos que lo podría generar caos y desaparición de la empresa.
En el caso de la negentropía que busca eliminar los peligros que acechan a los organismos abiertos la empresa tendría que diseñar estrategias que permitan dinamizar los diferentes subsistemas para que la información que maneje cada uno evolucione de una forma sinérgica, buscando eliminar los reprocesos, en los que se están incurriendo. A nivel del personal se podría proponer charlas de automotivación, trabajos cooperativos que permita bajar los niveles de estrés, en el caso de los pagos se observa que el centro manufacturero no presenta problemas económicos, que más bien obedece a desordenes internos que pueden ser superados con una buena planeación estratégica.
En lo referente a la sinergia, se puede observar que cada subsistema presenta sus propias fortalezas, pero que, si se tomase cada uno de ellos por separado, sería imposible cumplir con la misión de la empresa, por lo tanto, se hace necesario que cada subsistema se integre y contribuya maximizando las cualidades del sistema.
Todo sistema abierto además de encontrarse organizado en sus elementos, debe compartir energía con otros sistemas del medio, para evitar su extinción es el caso del sistema empresarial que debe aportar a otras organizaciones empresariales y recibir de estas u otras también información que permite nutrirla y mantenerla en movimiento, eliminando así de alguna forma los procesos entrópicos que depende de su capacidad para evolucionar.
La organización como sistema abierto: beneficios
El sistema abierto es factible y muy útil en el siglo XXI ya que se precisa que las empresas sean dinámicas e interactúen con su entorno. Las principales ventajas para la gestión empresarial son:
- Refuerza los valores organizacionales.
- Promueve liderazgos, tantos en los cargos intermedios como altos.
- Mejora la comunicación interna.
- Fomenta la participación de los miembros.
- Supone un impulso a la innovación.
- Diseño de productos y servicios eficaces.