Contenido: Función del diagnóstico. Preguntas y respuestas del diagnóstico. Indicador de madurez organizacional. Indicador de dominio de conocimiento organizacional. Indicador de nivel académico organizacional. Conclusiones.
Objetivo: Al finalizar la competencia describirá los fundamentos para la realización de un diagnóstico de la estructura documental, sin error.
Función del diagnóstico
El propósito del diagnóstico es para determinar la situación real de cómo se encuentran los manuales de políticas y procedimientos de una organización, en ese sentido se determinará si:
- Hay manuales por escrito,
- Están actualizados,
- Quienes los conocen,
- Cómo se usan y con cuanta frecuencia,
- El nivel de experiencia de la gente en sus puestos de trabajo,
- Hay enfoque de planeación, control, prevención y corrección en los procesos internos de la organización.
Dicho diagnostico busca ofrecer una mirada real de las condiciones actuales de la organización en materia de documentación, control y seguimiento interno.
Preguntas y respuestas del diagnóstico
Las preguntas formuladas para realizar el diagnóstico, así como sus respectivas respuestas son las siguientes:
Competitividad | Aspectos a evaluar |
| 1. Equipo directivo | 1.1 ¿Hay reuniones mensuales donde participan los miembros del equipo directivo de la organización?1.2 ¿Hay agenda de trabajo en cada reunión del equipo directivo? 1.3 ¿Hay minuta de acuerdos y tareas en cada reunión del equipo directivo (normales y extraordinarias)? 1.4 ¿Hay discusiones maduras y objetivas por parte de los miembros del equipo directivo aún en temas «delicados»? 1.5 ¿Dedica tiempo el equipo directivo a analizar temas estratégicos de la organización?. |
| 2. Medición de indicadores | 2.1 ¿Hay indicadores de todo el negocio que se revisen periódicamente en el organización?2.2 ¿Hay una meta predefinida para cada indicador de negocio? 2.3 ¿Se toma las acciones preventivas y correctivas necesarias cuando algún indicador está por debajo del 100% de cumplimiento? 2.4 ¿Hay algún tipo de premio cuando los indicadores llegan al 100% de su meta o la rebasan? 2.5 ¿Todas las áreas tienen algún sistema de evaluación mensual de los resultados de los principales indicadores de sus procesos? |
| 3. Posición competitiva | 3.1 ¿Todo el personal conoce profundamente a sus competidores? 3.2 ¿Hay alguna medición (semestral o anual) donde la organización se compare contra sus principales competidores? 3.3 ¿La organización califica alguna manera su composición competitiva frente a sus competidores? 3.4 ¿La organización corrige las principales deficiencias frente a sus competidores? 3.5 ¿La organización refuerza con algunas actividades específicas sus fortalezas frente a sus competidores? |
| 4. Estructura organizacional | 4.1 ¿Está documentado y actualizado el organigrama de la organización? 4.2 ¿Todo el personal sabe quién es su jefe y quiénes son sus colaboradores? 4.3 ¿Todo personal respeta los canales de comunicación aprobados en el organigrama para dar información y resolver los problemas adecuadamente? 4.4 ¿Todo el personal cuenta con su descripción de puesto actualizada? 4.5 ¿La evaluación de desempeño del personal se usa para algo más que aumentar el sueldo? |
| 5. Capacitación | 5.1 ¿Hay un objetivo definido de capacitación por año en la organización (horas-hombre, horas por persona, presupuesto para capacitación, etc.? 5.2 ¿Hay una detección anual de necesidades de capacitación? 5.3 ¿Hay un programa anual de capacitación donde se definen los eventos, las duraciones, los grupos, y los instructores correspondientes? 5.4 ¿Están actualizados los expedientes de todo el personal con los cursos de capacitación en que ha participado? 5.5 ¿La organización evalúa los cursos que imparte y la efectividad de los mismos? |
| 6. Manuales de políticas y procedimientos | 6.1 ¿Hay manuales de políticas y procedimientos documentados y actualizados en todas las áreas? 6.2 ¿Todo el personal conoce sus políticas y procedimientos? 6.3 ¿Hay auditoria donde se verifique que la gente utilice y respete las políticas y los procedimientos? 6.4 ¿Hay un sistema anual de revisión, mejora y liberación de políticas y procedimientos? 6.5 ¿Hay un control adecuado para evitar que las políticas y procedimientos obsoletos se mezclen con las políticas y procedimientos vigentes? |
| 7. Sistema de gestación | 7.1 ¿Está definida y difundida la política del sistema gestión (de calidad, ambiental, laboral) de la organización orientada a la plena satisfacción del cliente externo? 7.2 ¿Hay un sistema de gestión tipo ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, en la organización? 7.3 ¿Hay auditorias al sistema de gestión realizadas por personal interno calificado y certificado? 7.4 ¿Las acciones preventivas y correctivas derivadas de las auditorias han ayudado a la organización a mejorar los resultados de sus procesos? 7.5 ¿Está certificado el sistema de gestión de la organización ante un organismo de tercera parte reconocido internacionalmente? |
| 8. Planeación estratégica | 8.1 ¿Hay un proceso formal de planeación estratégica en la organización que se use y actualice año con año con la participación de los miembros del equipo directivo, analizando la situación del medio ambiente externo e interno de la organización? 8.2 ¿Está definidos los objetivos estratégicos y las estrategias de la organización para cada año? 8.3 ¿Hay programas de trabajo por cada objetivo estratégico, área o equipo de trabajo? 8.4 ¿Hay revisiones (mensuales, trimestrales, semestrales) del cumplimiento de los objetivos estratégicos y estrategias, comparando los resultados reales contra las metas establecidas? 8.5 ¿La organización ha crecido y se ha desarrollado de manera ordenada durante los últimos cinco años? |
| 9. Planes de mejora | 9.1 ¿Hay una lista de proyectos de mejora para cada año? 9.2 ¿Cada proyecto de mejora cuenta con un programa de trabajo que detalle las principales actividades, fechas y responsables de su cumplimiento? 9.3 ¿La organización evalúa periódicamente los avances y resultados de los proyectos de mejora? 9.4 ¿Todo el personal participa en los proyectos de mejora? 9.5 ¿Los proyectos de mejora han contribuido al incremento de competitividad de la organización? |
| 10. Cultura organizacional | 10.1 ¿Está documentada y difundida la cultura de la organización (filosofía, valores, creencias, etc.)? 10.2 ¿La organización vigila que los valores sirvan para la toma de decisiones en todos los temas y áreas de trabajo? 10.3 ¿La gente se siente identificada con la cultura de la organización? 10.4 ¿Ha contribuido la cultura organizacional a la multiplicación de resultados de la organización? 10.5 ¿Hay un sistema formal de revisión, mejora y renovación de la cultura organizacional? |
Indicador de madurez organizacional
En base a los datos obtenidos en la entrevista y en los expedientes de contratos laborales se pudo determinar el indicador de madurez organizacional el cual queda representado de la siguiente manera:
| Puesto | No. de Personas que ocupan el puesto (n) | Promedio de edad/años (a) | Estándar de edad por puesto (b) | Porcentaje de madurez por cada nivel (c)= (a/b)x100 | Puntos obtenidos = (N x C) |
| TOTAL | X | X de X | TOTAL |
Indicador de la madurez organizacional = (total del puntos obtenidos/n) x 100 =
Indicador de dominio de conocimiento organizacional
En base a los datos obtenidos en la entrevista y en los expedientes de contratos laborales se pudo determinar el indicador de dominio de conocimiento organizacional el cual queda registrado de la siguiente forma:
| Puesto | No. de Personas que ocupan el puesto (n) | Promedio de antigüedad/años (a) | Estándar de antigüedad por puesto (b) | Porcentaje de conocimiento de su función (c)= (a/b)x100 | Puntos obtenidos = (N x C) |
| TOTAL | X | X de X | TOTAL |
Indicador de la dominio de conocimiento organizacional = (total del puntos obtenidos/n) x 100 =
Indicador de nivel académico organizacional
En base a los datos obtenidos en la entrevista y en los expedientes de currículos se pudo determinar el indicador de nivel académico organizacional el cual queda registrado con los siguientes datos:
| Puesto | No. de Personas que ocupan el puesto (n) | No. de personas con carrera profesional y tituladas (a) | Estándar de de escolaridad (b) | Porcentaje de nivel académico (c)= (a/b)x100 | Puntos obtenidos = (N x C) |
| Al menos carrera profesional con título | |||||
| Al menos carrera profesional con título | |||||
| Al menos preparatoria terminada | |||||
| Al menos secundaria terminada | |||||
| TOTAL | X | X de X | TOTAL |
Indicador de la dominio de conocimiento organizacional = (total del puntos obtenidos/n) x 100 =
Conclusiones
En base a los datos obtenidos en el cálculo de los indicadores se puede determinar el nivel de la organización, la interpretación se basa en el siguiente esquema:
| Calificación | Madurez organizacional | Dominio de conocimiento organizacional | Nivel académico |
| Menos del 25% | |||
| Del 26% al 50% | |||
| Del 51% al 75% | |||
| Más del 75% |