Tipos de almacén y sus propiedades

Contenido: Introducción. Almacenamiento. Consolidación. División de envíos. Combinación de mercancías. Gestión de inventarios. Clases de stocks.

Introducción

Ahora bien, ¿Necesitan realmente las empresas que las actividades de almacenamiento y manejo de mercancías formen parte de su sistema logístico? Teóricamente, si se conociera con certeza la demanda de los productos de una empresa y estos se pudieran suministrar instantáneamente, no sería necesario realizar ninguna actividad de almacenamiento. Sin embargo, ya que normalmente no es posible predecir con exactitud la demanda, esta forma de operar ni es práctica ni económica.

Incluso si se pudiera lograr un suministro perfecto coordinado con la demanda, la producción debería dar respuesta inmediata a las peticiones y el transporte debería ser absolutamente fiable y con tiempo de entrega nulo. Obviamente ninguna compañía puede disponer de un sistema semejante a un Costo razonable. Por ello el empleo de inventario surge como una herramienta capaz de mejorar la coordinación demanda suministro y de hacer que los costos totales sean más bajos. Es el mantenimiento del inventario el que exige realizar las actividades de almacenamiento y manejo de mercancías, por lo que más que como una necesidad, ambas tareas surgen como una conveniencia económica.

Los costos de almacenamiento se justifican en función de que puedan compensarse con otros como los de transporte, o los de producción-compras. Esto es así ya que, por ejemplo, el almacenamiento de un producto puede significar menores costos de producción si ésta evita tener que ajustarse a las necesidades de una demanda con grandes variaciones e incertidumbre. También el almacenamiento de mercancías puede llevar a tener menores costos de transporte, dado que es posible hacer envíos mayores y, por tanto, más económicos. De esta manera, el objetivo que se plantea es emplear la cantidad suficiente de almacenamiento, de tal manera que se pueda obtener un buen balance económico entre los costos de almacenamiento, producción y transporte.

Almacenamiento

Obviamente, el uso principal de un almacén es el mantenimiento de productos y mercancías en él de una forma controlada y sistemática. La naturaleza exacta del almacén (configuración y ubicación) viene dada por el tiempo probable de almacenamiento de los productos y por los requerimientos que imponen dicho almacenamiento. Así, el almacenamiento puede ser a largo plazo, especializado (maduración de licores), de propósito general (almacenamiento de productos estaciónales), o temporales (un terminal de camiones).

El rango de mercancías que se puede almacenar varía desde productos finales listos para su introducción en el mercado, hasta materias primas. Pasando por productos semifacturados en espera de algún ensamblaje o tratamiento posterior.

Consolidación

La estructura de las tarifas del transporte, y sobre todo, las tarifas especiales tienen influencia en el uso de almacenes. Si los productos se originan en varios puntos, puede ser económico establecer un centro de recogida (un almacén o terminal de carga) para consolidar los pequeños envíos en otros más grandes, reduciendo así los costos de globales del transporte. Lógicamente, esto sucede si el comprador no adquiere en cada punto un volumen suficiente de mercancías como para obtener tarifas de transporte ventajosas de los mismos. Los costos provocados por el uso del almacén pueden ser compensados por unos costos de transporte más bajos.

Por ejemplo, supongamos que el comprador de la Tabla 1 recibe normalmente productos de cuatro fabricantes en cantidades de 10.000, 8.000, 15.000 y 7.000 libras respectivamente. Tal como muestra la tabla 1 (a) si los envíos se hacen por separado, el Costo total de distribución es de 966 dólares al no poder aplicarse tarifas de transporte más baratas, ya que cada envío no tiene el suficiente volumen. Si se consolida la carga en un almacén de distribución, el Costo global de la misma se reduce a 778 dólares, tal como muestra la tabla 1(b). De este modo ha habido un ahorro de 188 dólares.

Sin consolidación

Tabla 1 (a)

La utilización del término almacén de redistribución se ha empleado aquí básica mente, para diferenciar este tipo de almacenes de los que sirven primordialmente para el mantenimiento de mercancías. Las diferencias entre ambas clases de almacén se reducen al énfasis puesto en cada caso en las distintas actividades de almacenamiento y en el tiempo que permanecen los productos en ellos.

En un almacén de mantenimiento la mayor parte del espacio está dedicado al almacenamiento semipermanente a largo plazo. En cambio, en el almacén de distribución, la mayor parte del espacio está reservado al almacenamiento a corto plazo, dando una mayor atención a facilitar y dar rapidez al flujo del producto dentro del mismo. Como es lógico, muchos almacenes operan combinando ambas funciones.

División de envíos

Otra función de las actividades de almacenamiento es la posibilidad de dividir envíos.
Esta situación es contraria a la consolidación. Esta posibilidad permite grandes envíos de alto volumen y con tarifas de transporte bajas son trasladados a un almacén donde se dividen en envíos más pequeños destinados a diferentes compradores.

La división de envíos es una actividad común en almacenes de distribución o terminales, especialmente cuando las tarifas de transporte de llegada por unidad superan las de salida, cuando los pedidos de los clientes son de pequeño volumen y cuando la distancia entre el fabricante y el cliente es muy grande. Las diferencias en las tarifas de transporte favorece la ubicación de almacenes de distribución para operaciones de división cerca de los clientes, mientras que ocurre lo contrario para la consolidación de envíos.

Combinación de mercancías

En este caso las compañías compran a varios fabricantes y desarrollan sus productos en diferentes centros, pueden encontrar más económico el transporte estableciendo un almacén como punto de combinación de mercancías. Sin este centro, los pedidos podrían enviarse directamente desde los puntos de fabricación al cliente, pagando éste tarifas más altas debido al pequeño volumen de cada envío. Un centro de combinación permite reunir en un solo punto todos los suministros de las diferentes mercancías, y combinarlas en diferentes envíos de mayor volumen.

Costo de almacenamiento

Existen tres tipos de costos:

• costos de infraestructura: corresponden a equipos fijos, son inflexibles:
  • costos financieros de terrenos, edificios e infraestructuras fijas (estanterías de lineales).
  • Amortizaciones.
  • Reparaciones.
  • Seguros e impuestos.

 Si existe gran volumen de actividad en almacén, estos costos mencionados decrecerán por unidad de actividad.

• costos de gestión: Son costos indirectos y de administración:
  • Personal de gestión y administrativo general.
  • Financieros de maquinaria.
  • Amortización maquinaria.
  • Material oficina.
  • Gastos varios de oficina (teléfono, correo, luz…).

• costos de operación: Actividad física del almacén:
  • Traslados.
  • Puesta en stock.
  • Operaciones administrativas.
  • Almacenamiento-mantenimiento en stock.
  • Salida stock.
  • Traslado a zona de pedidos.

Gestión de inventarios

Los stocks son muy importantes en el sistema logístico, por las siguientes razones:

•  Por seguridad. Existen para amortiguar las oscilaciones de la demanda o de los plazos de entrega de los proveedores.
• Por economía. Es más caro fabricar, comprar y distribuir productos en pequeñas cantidades que en cantidades importantes cuyo proceso de fabricación y almacenaje es más económico.
• Por permitir el ejercicio adecuado de las operaciones. Los stocks bien calculados hacen que los plazos de compra entrega y transporte se cumplan normalmente.

Clases de stocks

Se clasifican atendiendo a:

• 1. Contenido. 2. Finalidad. 3. Función. Según su contenido

Un stock abarca un conjunto de «ítems» o artículos, siendo los artículos productos con características concretas de producto, calidad, dimensiones, color, etc… Estos son servidos a través del sistema, satisfacen necesidades concretas de los clientes.
En cuanto varía alguna de las características, se trata de artículos diferentes, que el stock distingue perfectamente.

Según su finalidad

Dos clases:

• Stock de rotación.
•  Stock de seguridad.

Rotación

Consecuencia de la rotación o movimientos normales producidos en el stock, es decir, de las salidas por entregas y de las entradas por reaprovisionamiento de los proveedores.

Seguridad

El objeto es absorber las variaciones inesperadas en la demanda o en los reaprovisionamientos de proveedores.
Consiste en una existencia suplementaria suficiente para hacer frente a las variaciones inesperadas. Se tiene en cuenta la demanda anormal más probable y el retraso más probable en la llegada.

El stock de seguridad por cuestiones económicas, no puede implantarse para todos los artículos, habrá que hacer un estudio por familia y nivel.

Según su función

Dentro del sistema logístico, sabemos que es preciso definir la estructura de los stocks, que en esto sigue a los niveles de almacenamiento. Un stock puede estar repetido en diferentes niveles o escalones en el sistema, existiendo stocks centrales, regionales, locales, etc.

Por otro lado, no es raro observar en los sistemas logísticos ciertos tipos de stocks especiales, dispuestos para atender a necesidades específicas, como las siguientes: Stocks de procesos: existencias almacenadas debido a los plazos precisos para realizar los procesos de reaprovisionamiento, ya sea de fabricación en una planta, la entrega por un proveedor, etc.

• Stock de procesos: existencias almacenadas debido a los plazos precisos para realizar los procesó de reaprovisionamiento, ya sea de fabricación en una planta, la entrega por un proveedor, etc.
• Stocks de lotes (o de ciclos): necesario cuando la empresa adquiere o fabrica algo en cantidades mayores que las que va a consumir o vender en fechas inmediatas.
• Stock estacional: necesario para absorber las variaciones estaciónales en la producción, por ejemplo, productos vegetales que se cosechan en épocas concretas, frente a una demanda más constante, o bien oscilaciones estaciónales de la demanda, verano, navidad, etc. frente a una producción regular a lo largo del año.
• Stock de «N» artículos Cuando existen muchos artículos la solución es agrupar los «n» artículos en «n» familias de artículos homogéneos, existen unos criterios de agrupación:
• Según características de la demanda o importancia del artículo para el servicio al cliente.
• Según condiciones de reaprovisionamiento.
• Según Costo unitario o cualquier otro criterio económico.

Si para cada uno de los criterios establecemos unos márgenes de oscilación, tendremos agrupaciones. Por ejemplo de:

• Productos < de 100 $.
• De 100 $< Productos < de 500 $.
• Productos > de 500 de $.

Estableciendo 3 ó 4 márgenes por criterios, tendremos un número de familias diferentes, de por ejemplo: 3 x 4 x 3 = 36 clasificaciones distintas, para cada una de las cuales vale la pena realizar un estudio, teniendo en cuenta sus características especiales.
Distinguimos:

• Movimientos en el stock (entradas y salidas).
• Existencias (stock físico, stock medio).

Entradas:

• Fecha de entrada (T’1 ; T’2 ; T’3)
• Cantidad recibida (Q) – Fecha del pedido (T 1; T 2; T 3)
• Plazo de entrega (E)

Salidas:

• Fecha y cantidad servida.
• Fecha demanda y cantidad pedida.
• En el plazo de entrega E3, por falta de stock o existencias, la demanda no se puede satisfacer.
• Existencias, stock medio, es la media de los valores de la existencia al final de intervalos iguales de tiempo.

Fuente: Apuntes de Distribución de la Unideg