Cuando debe efectuarse la capacitación en un tiempo corto, se debe programar y calendarizar. Primero, debe determinar si dicha capacitación se hará dentro o fuera del trabajo. Si es dentro, será durante el horario laboral y, por lo general, la conducirá el supervisor u otro miembro del equipo. La capacitación fuera del trabajo se efectúa en un aula o instalación especial, no en las oficinas o talleres, y tiene muchas ventajas sobre la capacitación en el trabajo:
- Los alumnos aprenden más rápido. Debido. a que quienes reciben la capacitación dedican todo su tiempo y esfuerzo al estudio, el trabajo no interfiere con el proceso de aprendizaje.
- Por lo general la efectúa un instructor profesional. Dicha persona tiene no solamente el conocimiento en capacitación, sino que además no tiene otras actividades que lo distraigan de su tarea.
- No interfiere con la producción. Debido a que las personas que reciben capacitación están en un aula y no en el sitio de trabajo, no afectan al avance de éste ni interfieren con las actividades de sus compañeros.
A pesar de estas grandes ventajas, la capacitación fuera del trabajo tiene sus limitaciones: no es costeable a menos que la reciban varios al mismo tiempo. Debido a que la mayoría de los administradores por lo general enseñan sólo a una o dos personas a la vez, la capacitación con frecuencia debe hacerse en el trabajo. Otra limitación es que no es posible aprender en realidad todo el panorama de una labor fuera del ambiente en el cual se efectúa. Por tanto, la capacitación fuera del trabajo generalmente permite aprender acerca de sólo una tarea o conocimiento en particular, no del trabajo completo. Muchas compañías aplican una combinación de capacitación dentro y fuera del trabajo.