Escuela de sistemas

Basa sus supuestos sobre la administración de las instituciones en dos premisas:

1. El concepto de totalidad: Las compañías deben dirigirse como entidades globales y no como un conjunto de partes superpuestas.

2. El concepto de medio ambiente: La organización es evaluada de acuerdo a como responda a las exigencias producto, del medio ambiente o de la comunidad en la que se inserta la empresa.

Dentro deL pensamiento de la escuela de sistemas, el medio ambiente externo de la organización s e llega a co nstituir c omo un elemento vitall para que la misma logre sobrevivir y crecer.

Katz y Kahn identifican cinco tipos de medios ambientes que pueden afectar o que perjudican al sistema:

1. El ambiente social: Este, se conforma fundamentalmente por los valores culturales de la comunidad en la que se inserta la organización.

2. El ambiente político: Se encuentra demarcado por los aspectos formales que legitiman a la institución dentro de la sociedad.

3. El ambiente económico: Condiciona al sistema en cuanto al aprovechamiento de insumos y a la optimización de recursos.

4. El ambiente tecnológico o informativo: Limita al siste ma s obre la utilización de nuevas tecnológicas e información, que la empresa puede usar tanto para su crecimiento como para su supervivencia.

5. El ambiente físico: Condicionado por la ubicación de la organización y la disponibilidad de recursos naturales que el mismo sistema puede utilizar.

Los flujos y la retroalimentacion en un sistema abierto

Los ambientes no son estáticos, sino que sufren constantemente cambios tanto en su estructura como en sus actividades.

Es importante mencionar 2 características fundamentales en la Escuala de Sistemas.

a) El proceso: La organización bajo el enfoque de sistemas abiertos transforma la energía proveniente del medio ambiente, mediante procesos específicos desarrollados por los diversos elementos del sistema.
b) El Producto: Es considerado como el factor que la empresa debe entregar al medio ambiente.

Los doce factores considerados por la escuela de sistemas

1. El ser humano
Es considerado como un individuo que tiene la capacidad de pensar y quien a su vez utiliza dicha capacidad para alcanzar mejores posicione s dentro de la empresa. La herramienta que el ser humano usa es su creatividad y su participación dentro del área en que se ubica dentro de la organización.

2. El medio ambiente
Es un elemento que dinamiza a la empresa y es considerado como un factor condicionante del mismo sistema, ya que al mismo tiempo que provee la energía para que la institución sobreviva, consume los productos que la misma elabora.

3. Motivación
Se puede realizar y de hecho se efectúa a través del grupo de trabajo del departamento en que el empleado presta sus servicios, el grupo de trabajo es el principal elemento que motiva al individuo en la organización.

4. El liderazgo.
Analizado a través de 2 posiciones:
a) A nivel de la organización
b) A nivel del departamento.

5. La comunicación.
No necesariamen te sigue la conformación de la estructura formal, sino que generalmente sigue el camino que puede incrementar la eficiencia y la solución del problema. La comunicación se conforma de acuerdo a las necesidades de las circunstancias.

6. El conflicto
A nivel interno el no es deseable, ya que el supuesto es que tanto los departamentos como los individuos se interrelacionen en función de los objetivos de la empresa.

7. El poder
Se incrementa a través de la experiencia y la forma en la cual la organización, los subsistemas y las personas satisfacen los requerimientos del medio ambiente.

8. El cambio
Los departamentos o subsistemas de la organización deben ser capaces de modificar su situación constantemente para asegurar una adecuada respuesta al medio ambiente.

9. La toma de decisiones
Se considera participativa. A nivel de departamento recae fundamentalmente en el área que tiene una mayor interacción con e l problema que la institución de be resolver. A nivel del individuo, la toma de decisiones sigue siendo participativa.

10. La participación
Se considera como un factor fundamental. El mismo problema enmarca tanto la forma, como los elementos que deben interactuar.

11. La organización:
Es observada a través de la manera en que los departamentos o subsistemas se integran para conseguir los objetivos empresariales. “El todo es mayor que la suma de sus partes”

12. La eficiencia
Se mide en función de la forma en que las partes se integran con base al objetivo global de la empresa. La satisfacción de las necesidades del medio ambiente es el mecanismo último de la institución que permite d eterminar si el sistema es eficiente
o ineficiente.

De las aportaciones del enfoque de sistemas se puede resaltar que:

  • El concepto de eficiencia considerado clásico desde el punto de vista tradicional, deja su lugar al de eficacia tomando éste como la forma en que la organización satisface las necesidades del medio ambiente.
  • Para cubrir las demandas del medio ambiente, requiere en primera instancia extraer de ese medio el objetivo que la organización debe satisfacer y hacer que en función a es meta, cada una de las partes actúe.