Para la elaboración de este presupuesto, deben considerarse los siguientes requisitos:
Organizacionales
División Funcional. Seccionar el presupuesto en tantas partes como responsables en función existan, con autoridad precisa e individual en el control y cumplimiento del presupuesto, de tal forma que cada área y nivel de responsabilidad sean controlados por un presupuesto específico.
Autoridad. A los encargados de las actividades se les debe delegar autoridad suficiente para actuar.
Responsabilidad. Debe estar perfectamente definida, para que los funcionarios conozcan ante quién son responsables y quiénes lo son ante ellos, además de la interdependencia estructural de su función y de los presupuestos parciales que elaboran.
Las áreas de responsabilidad se estructuran en niveles, para lo cual es necesario efectuar lo siguiente:
– Estudio minucioso de la organización, líneas de autoridad y sus responsabilidades.
– Elaboración de un organigrama, asignando a cada área un número que le identifique y un responsable mediante la determinación de al menos cuatro niveles de responsabilidad y autoridad. Gerencia o Administración General, Gerencia funcional, Jefes de Departamento y Supervisores.
– Construir una pirámide presupuestal. Formular Presupuestos por cada área con los responsables respectivos.
– Codificar las áreas de responsabilidad.
– Establecer controles por áreas de responsabilidad para el registro diario de las erogaciones reales controlables.
– Diseñar los documentos informativos básicos:
- Informe de responsabilidad; comparar costos y gastos reales con los presupuestados.
- rganigrama por cifras de responsabilidad.
- Conciliar costos y gastos del informe de responsabilidades del primer nivel con los del estado de pérdidas y ganancias.
- Instituir incentivos del trabajo – motivación del personal.
Operacionales
Que en la entidad funcione un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad y que tenga un catálogo de cuentas que identifique los ingresos y los costos con las unidades de responsabilidad.
Que exista un manual de control presupuestal que indique políticas, operaciones, responsabilidades y autoridad del personal, así como las formas y procedimientos estandarizados para elaborar los presupuestos.
Que se elaboren presupuestos parciales por áreas y niveles existentes.
Que existan los informes necesarios.
Fuente: Apuntes de Costos y presupuestos de la FCA de la UNAM