Peter A. Pyhrr lo considera como la elaboración del presupuesto sin haber considerado los presupuestos anteriores.
Es una metodología de planeación y presupuesto que trata de reevaluar cada año todos los programas y gastos de la entidad.
En su elaboración se establecen programas, se fijan metas y objetivos y se toman decisiones relativas a la política básica de la organización.
Se analizan en detalle las distintas actividades que deben llevarse a cabo para implantar un programa.
Se seleccionan las alternativas que permiten obtener los resultados deseados.
Se hace un estudio comparativo de sus beneficios y costos correspondientes.
Su secuencia es:
- Identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y nuevas de la empresa, en paquetes de decisión*.
- Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por medio de un estudio de costos–beneficios o en forma subjetiva.
- Asignar los recursos conforme a los dos puntos anteriores.
Un paquete de decisión es el documento que identifica y describe una actividad específica de tal manera que la administración pueda evaluarla y jerarquizarla en relación a otras actividades que compiten por los mismos o similares recursos limitados decidir si se aprobará o no.
La descripción completa de cada actividad, función u operación, que la administración necesita para evaluar y compararla incluye:
- metas y objetivos
- consecuencias de no aprobar la actividad
- medida de rendimiento
- posibles cursos de acción
- costos y beneficios.
Los paquetes de decisión se pueden clasificar en dos grupos:
- De eliminación mutua, es decir, aquellos que representan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligiéndose la mejor y excluyendo los paquetes restantes.
- De incremento, son aquellos que representan diferentes niveles de actividad o costo.
El presupuesto es aplicable tanto a las actividades comerciales, industriales o de servicios, siempre y cuando se pueda apreciar el costo-beneficio, aún cuando es mejor su aplicación en actividades empresariales que de tipo fabril.
Se concluye que:
- Se requieren 3 condiciones para el logro de una implementación efectiva
1. apoyo de la Alta gerencia
2. diseño adecuado del sistema dirección y
3. supervisión efectiva de sistema
2. Se puede evaluar, tomar decisiones, asignar recursos de manera efectiva y asignar costos en forma lógica y no arbitraria.
3. Se deben tomar en cuenta los diversos factores ambiéntales que afectan la organización, el nivel cultural de la misma y sus objetivos.
4. Viene a ser un complemento del sistema presupuestal que se tenga implantado.
5. No de todo se pueden hacer paquetes de decisiones, se deben tomar decisiones sobre lo más importante.
Fuente: Apuntes de Costos y presupuestos de la FCA de la UNAM